到货短少或破损：向供应商索赔需要哪些记录

收货时发现短少或破损，真正的难题往往不在发现，而在后面的索赔：供应商说“出货时是好的”，承运方说“交货时没有异议”，仓库手里只有一张模糊的照片和一条聊天消息。索赔靠的是证据，而证据要从货到的那一刻开始积累。下面讲的，是一份供应商能够接受的索赔材料应当怎样准备。是否索赔、赔多少，取决于合同约定，必要时请咨询律师。

先判断：向谁索赔

可能的对象有三个：

• 供应商：装箱错误、少发、错发，或货物本身有质量问题；
• 承运方：运输途中的破损、丢失、淋湿；
• 保险公司：如果货物已投保，保险条款可能涵盖某些损失。

向谁索赔，取决于合同的贸易条款，也就是风险在哪里转移。这一点请与采购和财务确认，不要凭印象。

必备记录清单

1. 合同或采购订单：规格、数量、价格、交货条件和索赔条款；
2. 装箱单、商业发票、运输单据：这是对照的基准；
3. 收货记录：清点表，如果有承运方代表或司机的签字更好；
4. 照片和视频：铅封、箱门、外包装、破损部位，带有日期，标签和缺陷同在一个画面里；
5. 差异清单：物料、装箱单数量、实收数量、差异数量、性质（短少、破损、错发、多出）和金额；
6. 质量问题的检验记录：测试数据、试用情况；
7. 沟通记录：何时、通过什么方式、向谁发出通知，邮件和聊天记录都要留存；
8. 留存的实物：破损的货和包装，保存到索赔结案为止；
9. 原始文件：照片和视频要保留拍摄时的原文件，不要只留聊天软件里压缩过的版本，原文件里带有拍摄时间等信息。

通知的时间：越早越好

合同通常会规定，发现短少或破损之后的通知期限，期限一过，索赔可能被拒绝。所以货一到就要查合同，把期限记下来。

一份假设的时间表（仅供参考，实际期限以合同为准）：

• 当天：完成清点和拍照，内部报告；
• 第 1 到 2 天：书面通知供应商和承运方，说明大致情况，请对方保留证据；
• 第 3 到 7 天：补齐资料，提交完整的索赔材料；
• 一周后和两周后各跟进一次。

通知要用书面形式，并留存发送记录；电话沟通之后，再补一封邮件确认。口头的承诺转眼就会被忘记，写下来的才算数。

把材料整理成索赔包

一份容易被接受的索赔包，由这几部分组成：

• 说明信：一页，写明合同号、货物、到货日期、问题的性质、数量和金额，以及希望的处理方式（补发、退款、折价或贷项通知）；
• 差异表：逐行列出，数字与装箱单和收货记录一致；
• 证据索引：每份附件都有编号，说明信里写明引用的是哪一份；
• 照片：按编号排列，每张注明拍摄日期和对应的物料。

假设装箱单上有 1200 箱，每箱 20 片，实收少了 8 箱，即 160 片，另有 14 片破损，假设单价为 12 美元：短少 160 × 12 = 1920 美元，破损 14 × 12 = 168 美元，合计 2088 美元。（数字仅为示意。）把计算过程写出来，对方才方便核对。

索赔常被驳回的原因

• 没有承运方或司机的签认，无法证明问题是在运输中发生的；
• 照片没有日期，看不清标签，或者无法对应到具体物料；
• 超过合同规定的通知期限；
• 货物已被使用或丢弃，无法检验；
• 数量不清楚，差异表与装箱单对不上；
• 发给了错误的对象；
• 仓库记录与财务入账的数字不一致，让对方有理由质疑。

小结

索赔的成败，有一半取决于到货当天。UzWarehouse 的到货核对服务，可以在货物到达时当场清点，把短少、破损和串货记录下来，留下可用于交涉的记录；索赔本身该怎么提，请咨询贵司的法务或律师。